Hoe heeft het zover kunnen komen? Die vraag stond centraal in de evaluatie van de invoering van SIS, vertelt voorzitter van de commissie en decaan van de Faculteit der Geesteswetenschappen Frank van Vree. Gisteren presenteerde de commissie haar bevindingen in een vuistdik rapport. Maar ook de komende tijd blijft zij betrokken bij de implementatie van de aanbevelingen.
Dat men vooraf zo naïef is geweest over zo’n complex project, daar kan Van Vree zich nog steeds over verbazen. ‘En werkelijk iedereen! Dat men vanaf het begin in 2003 tot aan 2010 zo weinig zicht heeft gehad op hoe ingewikkeld zo’n project eigenlijk is, dat is echt ongelooflijk.’ Volgens Van Vree is het de kenmerkende naïviteit bij het opstarten van grote ICT-projecten van het begin van deze eeuw. ‘Je ziet het bij allerhande overheidsprojecten ook. Van dit onderzoek heb ik persoonlijk dan ook geleerd hoe het kan dat mensen zo klakkeloos zulke grote beslissingen hebben genomen. En hoe grote ambities zich wreken.’
Oorzaken
Van Vree noemt drie belangrijke hoofdoorzaken voor het falen van de invoering van SIS. ‘Allereerst de gedachte dat het goedkoop zou zijn om samen te werken met andere instellingen. Niemand is daarbij op het idee gekomen dat allerlei processen daarvoor geüniformeerd zouden moeten worden en er eindeloos aan gesleuteld moest worden om het passend te maken.’ Om die reden werd met het systeem voortgestrompeld, en besefte men pas bij de invoering in 2010 wat de consequenties waren. Van Vree: ‘Op een middelbare school zou dit systeem heel goed hebben kunnen werken. En waarschijnlijk binnen één faculteit ook. Maar op een hele universiteit, laat staan vijf: daarvoor moesten er ontelbare omwegen worden genomen.’
De twee oorzaak noemt Van Vree de gescheiden werelden van het onderwijs en de ICT. Dat wreekte zich bij het ontwerp, maar ook bij de daadwerkelijk uitvoering. ‘Men heeft gewoon helemaal niet nagedacht over hoe mensen op de werkvloer die hiermee te maken kregen moesten worden voorgelicht.’ Dat leefde volgens hem ontzettend veel frustratie op.
Tenslotte vielen volgens Van Vree ook in de bestuurlijke inrichting gaten. ‘Binnen de instellingen waren er geen mensen écht verantwoordelijk. Er was niemand die echt verstand van zaken had om knopen door te hakken.’ Ook de communicatie tussen het CvB en de faculteiten liep om die reden vaak mis.
Frustratie
Het systeem is inmiddels wel ‘werkbaar’, zegt Van Vree. Maar men kan van het mislukte proces nog steeds veel leren. Want bij de invoering van het nieuwe evaluatiesysteem UvA Q zijn volgens hem weer dezelfde fouten gemaakt. ‘Betrek de gebruikers er vanaf het begin meer bij. Maak meer mensen eigenaar. Onderken dat je twee werelden moet overbruggen. En organiseer je eigen, onafhankelijke tegenmacht die op de rem kan gaan staan.’
De antwoorden op de enquête die de commissie vorig jaar november hield, zijn integraal en ongecensureerd in het rapport opgenomen. Een van de doelen van de evaluatie was volgens Van Vree dan ook om die onrust een stem te geven. ‘Het heeft overduidelijk een spoor van frustratie achter gelaten. En zelfs nu, twee jaar na dato, zijn mensen er nog dagelijks mee bezig.’
De commissie blijft onder leiding Van Vree de komende tijd bij de implementatie van de aanbevelingen betrokken. Zo gaan ze met het college om de tafel zitten, maar ook met de medezeggenschap en de verschillende diensten. Van Vree: ‘We gaan er voor zorgen dat er echt naar gekeken wordt.’
Dat men vooraf zo naïef is geweest over zo’n complex project, daar kan Van Vree zich nog steeds over verbazen. ‘En werkelijk iedereen! Dat men vanaf het begin in 2003 tot aan 2010 zo weinig zicht heeft gehad op hoe ingewikkeld zo’n project eigenlijk is, dat is echt ongelooflijk.’ Volgens Van Vree is het de kenmerkende naïviteit bij het opstarten van grote ICT-projecten van het begin van deze eeuw. ‘Je ziet het bij allerhande overheidsprojecten ook. Van dit onderzoek heb ik persoonlijk dan ook geleerd hoe het kan dat mensen zo klakkeloos zulke grote beslissingen hebben genomen. En hoe grote ambities zich wreken.’
Oorzaken
Van Vree noemt drie belangrijke hoofdoorzaken voor het falen van de invoering van SIS. ‘Allereerst de gedachte dat het goedkoop zou zijn om samen te werken met andere instellingen. Niemand is daarbij op het idee gekomen dat allerlei processen daarvoor geüniformeerd zouden moeten worden en er eindeloos aan gesleuteld moest worden om het passend te maken.’ Om die reden werd met het systeem voortgestrompeld, en besefte men pas bij de invoering in 2010 wat de consequenties waren. Van Vree: ‘Op een middelbare school zou dit systeem heel goed hebben kunnen werken. En waarschijnlijk binnen één faculteit ook. Maar op een hele universiteit, laat staan vijf: daarvoor moesten er ontelbare omwegen worden genomen.’
De twee oorzaak noemt Van Vree de gescheiden werelden van het onderwijs en de ICT. Dat wreekte zich bij het ontwerp, maar ook bij de daadwerkelijk uitvoering. ‘Men heeft gewoon helemaal niet nagedacht over hoe mensen op de werkvloer die hiermee te maken kregen moesten worden voorgelicht.’ Dat leefde volgens hem ontzettend veel frustratie op.
Tenslotte vielen volgens Van Vree ook in de bestuurlijke inrichting gaten. ‘Binnen de instellingen waren er geen mensen écht verantwoordelijk. Er was niemand die echt verstand van zaken had om knopen door te hakken.’ Ook de communicatie tussen het CvB en de faculteiten liep om die reden vaak mis.
Frustratie
Het systeem is inmiddels wel ‘werkbaar’, zegt Van Vree. Maar men kan van het mislukte proces nog steeds veel leren. Want bij de invoering van het nieuwe evaluatiesysteem UvA Q zijn volgens hem weer dezelfde fouten gemaakt. ‘Betrek de gebruikers er vanaf het begin meer bij. Maak meer mensen eigenaar. Onderken dat je twee werelden moet overbruggen. En organiseer je eigen, onafhankelijke tegenmacht die op de rem kan gaan staan.’
De antwoorden op de enquête die de commissie vorig jaar november hield, zijn integraal en ongecensureerd in het rapport opgenomen. Een van de doelen van de evaluatie was volgens Van Vree dan ook om die onrust een stem te geven. ‘Het heeft overduidelijk een spoor van frustratie achter gelaten. En zelfs nu, twee jaar na dato, zijn mensen er nog dagelijks mee bezig.’
De commissie blijft onder leiding Van Vree de komende tijd bij de implementatie van de aanbevelingen betrokken. Zo gaan ze met het college om de tafel zitten, maar ook met de medezeggenschap en de verschillende diensten. Van Vree: ‘We gaan er voor zorgen dat er echt naar gekeken wordt.’
